Mia Travel Europe

ヨーロッパを歩いて見つけた、圧倒的に素敵なものたちの記録です。

Out of office メールの書き方に見る国民性

time 2017/06/04

Out of office メールの書き方に見る国民性

こんにちは、miaです。

北米や欧州の人にメールすると、自動返信の不在通知が来ることが結構あります。休暇や出張でメールがあまり見られないときに設定しておくと自動でその旨を返信してくれるサービスですが、国や人によって書き方が少しずつ違っていておもしろいので、最近見たものをまとめてみました。私は日本で働いている日本人からはほとんど受け取ったことがないけど、日系企業の場合はお休みが全員同じでそれ以外はほとんど休まないからなのかな、と思っています。

ちなみに私が普段使っているフォーマットはこんな感じです。

Title: Out of office

I am currently out of office with limited access to my mailbox. I will be back in the office on (date) . In case of urgency, please call my mobile.

ちなみに、私の取引先の大半は海外展開のあるメーカーで、どの国の人も英語が話せます。

英語とフランス語を併記するフランス人

Title : Réponse  automatique

Je suis actuellement absent et prendrai connaissance de vos messages à mon retour le (date).

I am out of office and will review your message following my return on (date).

フランスの取引先からはかなりの確率でフランス語と英語併記のメールが返ってきます。フランス語だとほかに” Je suis en congés jusqu’au …(date). ” という表現もよく使われています。ドイツ人もドイツ語併記が多め。多分国内の取引先も多いんでしょう。

英語でもやっぱり丁寧な日本人

Title: Out of office

Thank you for your message. Unfortunately, I am out of office from (date) to (date) for a business trip. If there is any urgent issue, please call my mobile or send me a text. I am sorry for the inconvenience.

欧州で働いている日本人から返ってくるメールの多くには、送られてきたメールに対するお礼と、不便に対するお詫びが入っています。”I will respond to your message as quickly as possible” など、できるだけ早く返信する旨を付け加えている人もよく見ます。

メールがものすごく簡潔なスウェーデン人

Title: Autosvar

Will be back on (date).

Out of officeなんてわざわざ書かなくても、自動返信が来る時点で察しがつきますよね。必要最低限の簡潔なメールですが私は実はこれが一番好きです。

英語が母国語の人はどう書くのか?イギリス人

Title: Automatic Reply

I am out of office until Monday (date), with limited access to email.

For anything urgent please contact (person, mail address).

普通ですね。イギリス人に限らず、特に事務的な仕事の人はお休みの間仕事を変わってくれる人の連絡先を書いていることが多いです。

基本的に定型文で、みんな毎回同じメールの日付だけ変えて使っているみたいなのでそんなに差が出るものでもありませんが、こういうところに意外と性格が出ていたりするので、見てみるとおもしろいかもしれません。

各個人がそれぞれ違うタイミングでお休みをとったり、国によって祝日が違ったりするヨーロッパでは都合を合わせるのが難しいこともありますが、ただメールの返事が来ないのではなく不在であることがわかれば対応もしやすいので、不在通知はとても合理的だと思います。全員がすぐに返信してくることを前提とした計画なんて無理があるよね。日本でもそれぞれが好きなタイミングでお休みをとれるようになりますように!

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